Prüfungs-Simulation

Was ist eine Prüfungs-Simulation?

Bei der Prüfungs-Simulation werden die Daten des Steuerpflichtigen darauf abgeprüft, wie sie sich bei einer digitalen Prüfung durch den Fiskus darstellen könnten. Der Fokus liegt dabei auf dem Zusammenspiel zwischen Anwender, dem Warenwirtschaftssystem und der Finanzbuchhaltung.


Welchen Nutzen hat eine Prüfungs-Simulation?

Die Prüfungs-Simulation gibt zu mehreren Feldern Auskünfte:

In einem ersten Schritt wird überprüft, ob steuerlich korrekt archiviert wurde. Das Augenmerk gilt dabei nicht den beim Steuerberater erfassten Buchführungs-Daten (vor allem aus dem Bereich der DATEV), sondern den im Warenwirtschaftssystem entstandenen Daten. Ausgangsbasis dabei ist ein vom Hersteller des Warenwirtschaftssystems erzeugter Datenträger mit dem „GDPdU-Export“, der die „steuerrelevanten“ Daten beinhaltet.

Wurde zu wenig archiviert, wird auf die fehlenden Daten hingewiesen. Wurde zu viel archiviert, erfolgt ebenfalls ein entsprechender Hinweis. Der Umfang definiert sich aus dem Archivierungs-Standard des Herrn Dr. Bernhard Bellinger, Düsseldorf. Der auf der Homepage der APO-Audit GmbH (http://www.apo-audit.de) veröffentliche Archivierungs-Standard wurde in der Zwischenzeit durch verschiedene Aufsätze des Herrn Dr. Bellinger in steuerrechtlicher Fachliteratur ergänzt und aktualisiert.

In einem nächsten Schritt werden die Daten aus Buchführung und Warenwirtschaftssystem auf Sachverhalte überprüft, die von der Finanzverwaltung im Rahmen einer Betriebsprüfung möglicherweise beanstandet werden könnten. Daraus ergibt sich die Möglichkeit, den aufgezeigten Problemen abzuhelfen und für die Zukunft mögliche Fehlerquellen zu vermeiden, bzw. Arbeitsabläufe zu optimieren.

Grundsätzlich ist Ziel jeder Prüfungs-Simulation, Ihnen Wege in einen sicheren Umgang mit Ihrem Warenwirtschaftssystem zu zeigen, die eine professionelle Archivierung ermöglichen und somit helfen, z.B. zukünftige Schätzungen durch den Fiskus wegen steuerlich fehlerhafter Archivierung oder Anwendung des Warenwirtschaftssystems zu vermeiden.

Darüber hinaus bietet eine Prüfungs-Simulation eine geeignete Vergleichsbasis für die während einer Betriebsprüfung vom Finanzamt ermittelten Feststellungen.

Warum sind Prüfungs-Simulationen bei Apotheken noch nicht Standard?

In anderen Branchen sind Prüfungs-Simulationen heute schon sehr weit verbreitet. Speziell in Branchen aus der Umsatzklasse der Apotheken ist sie heute eigentlich schon die Regel. Der „steuertipp“ von markt intern gab am 08.09.2007 eine Sonderinfo zur digitalen Betriebsprüfung heraus. Direkt auf der ersten Seite stand dort:

„Unser Tipp: Die vom Fiskus genutzte Software der Firma Audicon…kann von Unternehmen und Beratern erworben werden. Sorgen Sie daher für Waffengleichheit. Fordern Sie Ihren Berater auf, die Programme… zur Simulation einer Betriebsprüfung einzusetzen. Die Selbstprüfung hilft, Fehler im Vorfeld zu erkennen und zu beseitigen.“

Nun verwenden die Apotheken keine einheitliche Software im Bereich der Warenwirtschaft. Vielmehr gibt es vier große Anbieter und mehrere kleinere Anbieter mit sehr unterschiedlicher Software. Das macht es unter Kostengesichtspunkten für einen normalen Steuerberater völlig uninteressant, die immensen Kosten der Programmierung einer Prüfungs-Simulation in ein Warenwirtschaftssystem für Apotheken programmieren zu lassen. Der Aufwand lohnt sich nur bei einem kommerziellen, bundesweiten Einsatz einer solchen Spezial-Software.

Die APO-Audit GmbH verfügt durch ihre Gesellschafter über die entsprechenden Mittel, zu den einzelnen Software-Häusern eigenständige Module für Prüfungs-Simulationen zu entwickeln und zum Einsatz zu bringen.


Wann sollte man eine Prüfungs-Simulation durchführen?

Naheliegend ist, eine Prüfungs-Simulation spätestens dann durchzuführen, wenn man eine Prüfungsanordnung auf dem Tisch liegen hat. Die Prüfungs-Simulation gibt zu diesem – wenn auch späten – Zeitpunkt immer noch die Möglichkeit, Sachverhalte vorbereitend aufzuklären, die im Rahmen der Betriebsprüfung wahrscheinlich zur Sprache kommen.

So zeigt die Praxis, dass die Prüfersoftware Fehlermeldungen produziert, denen nicht ohne weiteres anzusehen ist, dass es sich tatsächlich nicht um Fehler, sondern beispielsweise um apotheken-spezifische Besonderheiten handelt. Gerade während der laufenden Betriebsprüfung spielt Zeit immer eine große Rolle. Die Aufklärung mancher (vermeintlicher) Fehlermeldungen lässt sich ohne Zeitdruck besser erledigen als ad hoc mitten in einer Betriebsprüfung.

Sinnvoller wäre, ohne den Zeitdruck einer Betriebsprüfung einmal eine Prüfungs-Simulation zu beauftragen, um generell zu sehen, welche Fehlermeldungen bei der aktuellen Handhabung des Warenwirtschaftssystems anfallen und diese Fehlerquellen abzustellen. Die Daten der Folgejahre lösen diese Fehlermeldungen bei Umsetzung der aus der Prüfungs-Simulation gewonnenen Handlungsempfehlungen dann nicht mehr aus und ermöglichen zukünftig eine entspannte Betriebsprüfung.

Insbesondere aber werden Schätzungsrisiken minimiert.

In der freien Wirtschaft ist die Prüfungs-Simulation in vielen Bereichen schon dermaßen zum Standard geworden, dass sie routinemäßig auf jeden Jahresabschluss gelegt und betriebsintern dokumentiert wird.